Documentos útiles
Usa el documento correcto antes de cobrar mal
Aquí encuentras la pieza correcta para cada momento: cotizar, pedir aprobación, recordar un pago, cerrar un proyecto o documentar un cambio sin improvisar.
Mapa rápido
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Documentos con intención clara
3
Momentos clave: cotizar, seguir y cerrar
1
Ruta simple para cobrar con más orden
Cada página responde una duda concreta y te dice cuándo usar ese documento para evitar confusiones con el cliente.
Empieza por aquí
Los documentos que más resuelven
Si apenas estas armando tu proceso, estas tres páginas son la mejor entrada para no mezclar estimate, invoice y seguimiento.
Documento base
Estimate en inglés para contratistas en USA
Usa estimate cuando el cliente todavía no aprueba el trabajo o cuando necesitas confirmar alcance y precio antes de ejecutarlo.
Abrir guíaDocumento base
Quote en inglés para servicios y construcción
Usa quote cuando quieres entregar un precio claro, breve y aprobable antes de pasar a invoice.
Abrir guíaDocumento base
Invoice reminder en inglés para cobrar más rápido
Sirve cuando la invoice ya fue enviada y solo falta empujar confirmación o pago.
Abrir guíaBiblioteca completa
Documentos para cada etapa del cobro
Elige el documento que necesitas: una cotización, una solicitud de anticipo o un recordatorio de pago.
Cuando usarlo
Estimate en inglés para contratistas en USA
Usa estimate cuando el cliente todavía no aprueba el trabajo o cuando necesitas confirmar alcance y precio antes de ejecutarlo.
Evita esto: No envíes una invoice demasiado pronto. Si el cliente solo pidió precio, estimate o quote encajan mejor.
Ver estructuraCuando usarlo
Quote en inglés para servicios y construcción
Usa quote cuando quieres entregar un precio claro, breve y aprobable antes de pasar a invoice.
Evita esto: No confundas quote con recibo o invoice. El quote no pide pago final; propone el trabajo.
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Invoice reminder en inglés para cobrar más rápido
Sirve cuando la invoice ya fue enviada y solo falta empujar confirmación o pago.
Evita esto: No mandes mensajes largos ni ambiguos. Un reminder fuerte necesita fecha, monto y una acción clara.
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Past due invoice en inglés
Usa past due cuando ya venció la fecha y necesitas formalizar que el pago está atrasado.
Evita esto: No sigas usando mensajes suaves si la fecha ya pasó. La comunicación debe reflejar el atraso.
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Late fee en inglés para invoices en USA
Útil cuando tus terms ya contemplan cargo por retraso y el cliente ya pasó la fecha límite.
Evita esto: No inventes late fee después del trabajo si nunca la advertiste. Debe existir en tus terms o acuerdo previo.
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Partial payment invoice en inglés
Úsala cuando ya recibiste un abono y necesitas dejar claro cuánto falta por pagar.
Evita esto: No borres el total original. Deja visible lo pagado y el balance pendiente.
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Final invoice en inglés para cerrar un trabajo
Manda final invoice cuando el trabajo ya está terminado y solo falta liquidar balance.
Evita esto: No la confundas con estimate, deposit request o progress invoice. La final invoice cierra el proyecto.
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Progress invoice en inglés para trabajos por etapas
Sirve para facturar una fase completada antes de terminar todo el proyecto.
Evita esto: No esperes al final si el proyecto dura semanas. Eso pone todo el riesgo del lado del contratista.
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Change order en inglés para trabajos extras
Cuando el cliente agrega tareas, materiales o cambios que no estaban en el estimate original.
Evita esto: No metas extras dentro de la invoice final sin explicarlos. Eso genera disputa y hace más difícil que te paguen.
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Payment request en inglés para pedir pago con claridad
Útil para mensajes cortos de cobro cuando la invoice ya fue enviada o cuando solo falta confirmar pago.
Evita esto: No uses mensajes demasiado informales si el monto es relevante. Mantener tono profesional ayuda a cobrar.
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Receipt of payment en inglés para confirmar cobro
Usa receipt of payment cuando ya recibiste el dinero y quieres confirmar que el cliente quedó al día.
Evita esto: No lo confundas con invoice. El receipt confirma pago; la invoice pide pago.
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Invoice email subject en inglés para abrir y cobrar
Cuando mandas invoice por correo y quieres que el asunto deje claro número, proyecto y acción esperada.
Evita esto: No uses subjects vagos como “hello” o “follow up”. El asunto debe hablar de invoice y pago.
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