Documentos útiles

Usa el documento correcto antes de cobrar mal

Aquí encuentras la pieza correcta para cada momento: cotizar, pedir aprobación, recordar un pago, cerrar un proyecto o documentar un cambio sin improvisar.

Mapa rápido

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Documentos con intención clara

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Momentos clave: cotizar, seguir y cerrar

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Ruta simple para cobrar con más orden

Cada página responde una duda concreta y te dice cuando usar ese documento para evitar confusiones con el cliente.

Empieza por aquí

Los documentos que más resuelven

Ver guías base

Si apenas estas armando tu proceso, estas tres páginas son la mejor entrada para no mezclar estimate, invoice y seguimiento.

Documento base

Estimate en inglés para contratistas en USA

Usa estimate cuando el cliente todavia no aprueba el trabajo o cuando necesitas confirmar alcance y precio antes de ejecutarlo.

estimate 4 bloques
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Documento base

Quote en inglés para servicios y construcción

Usa quote cuando quieres entregar un precio claro, breve y aprobable antes de pasar a invoice.

quote 4 bloques
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Documento base

Invoice reminder en inglés para cobrar más rápido

Sirve cuando la invoice ya fue enviada y solo falta empujar confirmación o pago.

invoice reminder 4 bloques
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Biblioteca completa

Documentos para cada etapa del cobro

Crear invoice desde el celular

Las tarjetas ahora separan momento de uso, tipo de documento y el error que te ayudan a evitar, para que encuentres más rápido la página correcta.

Cuando usarlo

Estimate en inglés para contratistas en USA

Usa estimate cuando el cliente todavia no aprueba el trabajo o cuando necesitas confirmar alcance y precio antes de ejecutarlo.

Evita esto: No envies una invoice demasiado pronto. Si el cliente solo pidio precio, estimate o quote encajan mejor.

estimate 4 elementos
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Cuando usarlo

Quote en inglés para servicios y construcción

Usa quote cuando quieres entregar un precio claro, breve y aprobable antes de pasar a invoice.

Evita esto: No confundas quote con recibo o invoice. El quote no pide pago final; propone el trabajo.

quote 4 elementos
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Cuando usarlo

Invoice reminder en inglés para cobrar más rápido

Sirve cuando la invoice ya fue enviada y solo falta empujar confirmación o pago.

Evita esto: No mandes mensajes largos ni ambiguos. Un reminder fuerte necesita fecha, monto y una acción clara.

invoice reminder 4 elementos
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Cuando usarlo

Past due invoice en inglés

Usa past due cuando ya vencio la fecha y necesitas formalizar que el pago esta atrasado.

Evita esto: No sigas usando mensajes suaves si la fecha ya paso. La comunicación debe reflejar el atraso.

past due invoice 4 elementos
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Cuando usarlo

Late fee en inglés para invoices en USA

Útil cuando tus terms ya contemplan cargo por retraso y el cliente ya paso la fecha limite.

Evita esto: No inventes late fee después del trabajo si nunca la advertiste. Debe existir en tus terms o acuerdo previo.

late fee 4 elementos
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Cuando usarlo

Partial payment invoice en inglés

Usala cuando ya recibiste un abono y necesitas dejar claro cuanto falta por pagar.

Evita esto: No borres el total original. Deja visible lo pagado y el balance pendiente.

partial payment invoice 4 elementos
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Cuando usarlo

Final invoice en inglés para cerrar un trabajo

Manda final invoice cuando el trabajo ya esta terminado y solo falta liquidar balance.

Evita esto: No la confundas con estimate, deposit request o progress invoice. La final invoice cierra el proyecto.

final invoice 4 elementos
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Cuando usarlo

Progress invoice en inglés para trabajos por etapas

Sirve para facturar una fase completada antes de terminar todo el proyecto.

Evita esto: No esperes al final si el proyecto dura semanas. Eso pone todo el riesgo del lado del contratista.

progress invoice 4 elementos
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Cuando usarlo

Change order en inglés para trabajos extras

Cuando el cliente agrega tareas, materiales o cambios que no estaban en el estimate original.

Evita esto: No metas extras dentro de la invoice final sin explicarlos. Eso genera disputa y hace más dificil que te paguen.

change order 4 elementos
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Cuando usarlo

Payment request en inglés para pedir pago con claridad

Útil para mensajes cortos de cobro cuando la invoice ya fue enviada o cuando solo falta confirmar pago.

Evita esto: No uses mensajes demasiado informales si el monto es relevante. Mantener tono profesional ayuda a cobrar.

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Cuando usarlo

Receipt of payment en inglés para confirmar cobro

Usa receipt of payment cuando ya recibiste el dinero y quieres confirmar que el cliente quedo al dia.

Evita esto: No lo confundas con invoice. El receipt confirma pago; la invoice pide pago.

receipt of payment 4 elementos
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Cuando usarlo

Invoice email subject en inglés para abrir y cobrar

Cuando mandas invoice por correo y quieres que el asunto deje claro número, proyecto y acción esperada.

Evita esto: No uses subjects vagos como “hello” o “follow up”. El asunto debe hablar de invoice y pago.

invoice email subject 4 elementos
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